桦泰认证（江苏）有限责任公司

审核活动工作人日管理要求

1.  目的

提供合理确定审核时间的框架，以便根据项目情况确定合适的审核时间。

2.  适用范围

适用于QMS、EMS、OHSMS项目单一体系审核或一体化审核(含结合审核），以及多场所组织的审核。

3.  管理体系审核时间的确定方法

所有类型审核的审核时间（即审核时间预计表中的总审核时间）包括在客户场所（有形的或虚拟的）现场的总时间，以及在现场以外实施策划、文件审查、与客户人员之间的相互活动和编写报告的时间。

应按照拟审核客户的有效人数确定基准审核时间，作为计算审核时间的起始点，然后给适用于该客户的每个重要因素赋予一个对基准审核时间的增加量或减少量，根据这些因素对基准审核时间进行调整。在各种情况下，都应记录确定审核时间（包括审核时间的调整）的依据。应确保审核时间的任何减少不至于影响审核的有效性。

3.1 初次审核时间（第一阶段＋第二阶段）

3.1.1 基准时间的确定

初次审核（第一阶段＋第二阶段）的管理体系审核时间的计算方法以对附件1（适用于 QMS）、附件2（适用于 EMS）、附件3（适用于OHSMS）中图表的理解为基础。

3.1.2 审核时间的调整

3.1.2.1在确定审核时间时，宜考虑客户的体系、过程和产品或服务的所有属性，并根据这些因素合理调整审核时间，同时能够证明审核时间的增加或减少对于有效审核是合理的。增加的因素可和减少的因素相抵销。但即使考虑到所有因素，在对 QMS、EMS、OHSMS 审核时间进行调整时，减少量不应超过附件中给出的基准人天数的 30％，否则可能影响审核有效性（可进行抽样的多场所认证中，每个单一场所的人天数调整除外）。

认证委托人存在下列情况的，EMS不得减少审核时间：

（1）一年内发生突发环境事件；

（2）一年内受到过与环境相关的行政处罚；

（3）存在危险化学品重大危险源。

注：危险化学品重大危险源依据GB 18218。

认证委托人存在下列情况的，OHSMS不得减少审核时间：

（1）一年内发生人员死亡的生产安全事故；

（2）一年内受到过与OH&S相关的行政处罚；

（3）存在危险化学品重大危险源。

注：危险化学品重大危险源的判定依据GB 18218。

3.1.2.2基准审核时间确定后，审核项目管理人员应根据受审核客户的具体情况，对审核时间做相应的调整（调整依据见附件1-3），以使审核策划更加符合企业的实际运作情况，并保证审核的有效性。

3.1.3 审核时间的确定

现场审核时间通常不应少于总审核时间的80%。这适用于初次审核、监督审核和再认证审核。需要更多的时间来进行策划和（或）编写报告不是减少现场审核时间（即管理体系认证审核时间）的理由。

注：本部分所说的现场审核时间不包括第一阶段在现场实施的文件审查所用的时间。

3.1.3.1第一阶段审核

对于多数需在受审核组织的现场实施第一阶段管理体系认证审核的情况，审核部应针对受审核组织的特点、规模和复杂程度，合理的策划和确定所需的审核时间。第一阶段现场审核时间不应超过总现场审核时间的30%。通常情况下，第一阶段现场审核所需的审核时间不宜少于1 个审核人日。对于人数较少、风险较低的受审核组织可适当降低至 0.5 个人日。

3.1.3.2第二阶段审核

第二阶段现场审核所需的审核时间，应基于第二阶段审核的目的、范围和程度，并结合第一阶段审核的结果，包括对可能影响第二阶段有效审核的潜在因素给予充分的考虑，保持充分的证据和记录以证实审核所用时间的合理性。通常情况下，第二阶段审核所用审核时间不宜低于第一阶段和第二阶段总的现场审核时间的70%。

注1：旅途（往返途中或在场所之间的途中）中以及其他任何中断审核的休息时间，不能计入现场的管理体系认证审核时间。

3.2 监督审核时间

在初始的三年认证周期中，对特定组织实施监督审核的审核时间，宜与初次认证审核（第一阶段＋第二阶段）的时间成比例，即每年实施监督审核的总时间约为初次认证审核时间的 1/3。作为每次监督审核的组成部分，认证机构应获得与客户管理体系有关的更新信息。所策划的监督审核时间应得到审查（至少在每次监督审核和再认证时），以便考虑客户的组织、体系成熟度等方面的变化。实施该审查（包括任何对管理体系审核时间的调整）的证据应得到记录。如果组织在初次审核和随后的监督期间向认证机构证实了其管理体系的稳定性，并持续满足标准要求的能力，认证机构可据此减少监督审核时间，但对这种情况必须有书面的理由陈述和公司领导的批准。 如监督时客户体系运行或产品有重大变更，监督审核时间应参考再认证审核时间，必要时需安排一阶段。

注：监督审核时间通常情况下不会少于 1 个审核人日，否则可能影响审核有效性。

3.3 再认证审核时间

再认证审核时间宜根据更新的客户信息计算，而不是简单按初次认证审核（第一阶段＋第二阶段）时间的 2/3 计算。通常做法是：假设基于更新的信息对组织实施初次认证审核（第一阶段＋第二阶段），再认证审核时间约为该初次审核所需时间的2/3。作为特例，如果再认证时组织的情况与初次认证审核时相同，则再认证审核时间大约为初次认证审核时间的 2/3。管理体系审核时间应考虑管理体系绩效评价的结果（见 CNAS-CC01）。对管理体系绩效评价本身并不作为再认证审核时间的一部分。再认证审核时间应根据更新的客户信息和管理体系绩效的评价结果进行计算。通常做法是：假设基于更新的信息对组织实施初次认证审核或再认证时组织的情况与初次认证审核时相同，再认证审核时间约为该初次审核所需时间的2/3。如再认证时客户体系运行或产品有重大变更，再认证审核时间应参考初次审核时间，必要时需安排一阶段。

注：再认证审核时间通常情况下不会少于 1 个审核人日，否则可能影响审核有效性。

3.4 审核人日

3.4.1 对 QMS、EMS、OHSMS 认证审核，附件1-3中提供了计算为审核人日数的平均审核时间。为了符合当地关于旅途时间、午饭时间和工作小时数的法律规定，可能需要调整审核人日数，以达到表 QMS、EMS、OHSMS 的审核总天数。

3.4.2 在策划阶段，不应通过增加每个工作日的小时数来减少审核人日数。可以考虑允许对倒班活动进行高效的审核，这可能需要在一个工作日中增加小时数。

3.4.3 如果审核人日计算后结果包括小数，宜将其调整为最接近的半日数（如：将5.3 个审核人日调整为5.5 个审核人日，5.2 个审核人日调整为 5 个审核人日）。

3.4.4 为了帮助保证审核的有效性，应同时考虑审核组的构成以及审核组的规模（如：2 个审核员 0.5 天的有效性可能不如 1 个审核人日由 1 个审核员领导 1 个技术专家在 1 天完成，而后种情况的有效性强于 1 个审核员不带技术专家的情况）。

3.4.5 如果认证委托人工作日的实际工作时间不足8小时，则应延长现场审核天数以满足审核时间要求（1 个审核人日为 8 小时）。

3.5 有效人数的计算

3.5.1 有效人数是用以计算管理体系审核时间的基础。确定有效人数时，包括考虑兼职人员和部分处于范围中的雇员，倒班工作，行政工作和全部类别的办公室职员，相似或重复过程以及在一些国家雇佣大量非熟练人员的情况。

3.5.2 兼职人员和部分处于范围中的雇员

根据实际工作的小时数，兼职人员的数量和部分处于范围中的雇员数可以减少或增加并换算成等效的全职人员数量（如：30 名每天工作 4 小时的兼职人员，相当于 15 名全职人员）。兼职人员换算成有效人数的方式：兼职人员数量×（兼职人员时间工作小时数÷8 小时）。

注：部分处于范围中的雇员是指类员工的部分工作是属于管理体系范围内的工作，其他工作是体系范围外的工作。即该类人员的 8 小时工作时间中，只有部分工作时间是在从事体系范围内的工作，该类人员的有效人数计算参照兼职人员有效人数的计算方法。

3.5.3 范围内相似或重复

当人员中有较高比例从事某项被认定为重复活动/工作时（如：保洁、安保、运送、销售、呼叫中心等），允许在清晰合理并对每个企业应用一致的基础上，减少认证范围内的人员数量。

3.5.4 倒班雇员

为了确保对有关客户全部活动范围的管理体系实施最为有效的评价，包括需要对正常工作时间之外的、以及各种倒班模式的审核。审核持续时间和时机应满足审核目的需求。

3.5.5 临时性非熟练人员

通常这种情况仅适用于一些技术水平较低的企业，可以雇佣大量临时的非熟练人员来代替自动化过程。在这种情况下可以减少有效人数，但对过程的考虑比对雇员数量的考虑更重要。这种减少不是常发生的，对此类这样操作的正当理由应予以记录并在由要求时（如：在认可机构评审时）予以提供。

4.  临时场所

4.1 如果认证申请方或获证客户在临时场所提供其产品或服务，该临时场所应被纳入审核方案。

4.2 临时场所可以是较大的项目管理现场，也可以是较小的服务/安装现场。认证机构宜评估与客户运行相关的管理体系运行失效的风险（对 QMS 为产品或服务输出的控制失效、对 EMS 为环境因素及影响的控制失效、对 OHSMS 为 OHS 风险控制失效），根据该风险评估的结果来确定是否需要访问这些临时场所以及抽样的范围与程度。对 QMS 和 EMS，所选取的临时场所样本宜代表客户的认证范围、能力需求和不同服务的范围，并已考虑了活动的规模和类型、进行中的项目的不同阶段以及相关的环境因素及影响。

4.3 通常情况下，认证机构将对临时场所进行现场审核。但是，可以考虑用下列方法来代替一部分现场审核：

1）通过面对面或电视电话会议的方式，与客户及（或）其顾客进行访谈，或者参与他们的进度会议；

2）对临时场所的活动实施文件审查；

3）远程访问包含同管理体系与临时场所的评审有关的记录或其他信息的电子化场所；

4）使用电视电话会议及其他技术实施有效的远程审核。

5.  多场所组织审核

5.1 多场所组织的审核抽样

不是所有满足“多场所组织”定义的组织都适于抽样对管理体系运行覆盖多个场所的情况，应首先确定是否允许抽样。

5.2 多场所组织审核人日计算

(1) 多场所组织的总审核时间：T = T0 + T1 + T2 +T3+……+TX

T0：中心办公室/总部的基准审核时间

T1～TX：被抽样（选定）场所的基准审核时间

每个被抽样（选定）场所的基准审核时间，应按照附件1、附件2、附件3， 根据该场所的实际有效人数计算得出。

(2) 通常情况下，多场所组织中的每个分场所并不一定包括组织管理体系的所有过程、活动和风险。单个被抽样（选定）场所审核时间的减少量不应超过 50%。其中：

根据 3.1.2 条款，允许审核时间减少量最大为 30%。

另外 20%，是由于单一管理体系运行中心职能以及任何可能的集中化过程而考虑允许缩减的最大值。

(3) 将中心办公室/总部和多场所人日进行相加，中心办公室/总部和每个分场所的审核时间总和不应少于将同样复杂程度的活动集中在单一场所（即客户的全部员工在同一场所）计算的人日。

综上，在 T0 或 T1～TX 的基础上可以乘以一个权重系数，如下表：

6.  外部提供职能或过程的控制（外包） 

6.1 如果组织外包其部分职能或过程，认证机构有责任获得如下证据：组织已经有效地确定了其采用的控制方式和控制范围，以确保外部提供的职能或过程不会对管理体系有效性（包括组织向其顾客稳定提供合格产品和服务的能力，或控制其环境影响因素并承诺满足法规要求方面）产生负面影响。

6.2 认证机构将审核并评估客户管理体系的有效性，包括对任何外部提供活动及其引起有关目标交付、顾客和满足要求方面的风险进行的管理。这可以包括收集对供方有效性水平的反馈。考虑到组织的管理体系范围仅包括对供应活动的控制，而且并非 由组织自身执行这些（外部供应）活动，因此并未要求审核供方的管理体系。根据对 风险的这一理解，应确定任何附加的审核时间。

7.  结合审核项目

结合审核项目的审核时间，是在先计算出审核时间起始点的基础上，再考虑实际组织的整合管理体系（以下简称 IMS）一体化程度（或整合水平）和审核组能力两方面的因素，根据本文件7.1 规定的方法，计算得出。

7.1 审核时间的确定

（1）分别计算出每一管理体系所需的审核人天（需考虑到针对每一管理体系涉及到的应用文件与策划准则中所规定的因素）；

（2）计算出多个管理体系的结合审核人日数的起始点T，即为每一管理体系所需要的人日数相加（T=A+ B + C）

（3）考虑图A中所涉及的增减因素调整起始数值

可考虑到下列因素(不仅限于)来减少人日数: 

a.组织管理体系一体化程度;

b.组织人员对于两种/多种管理体系标准问题回复的能力;

c.审核员具备的两种或多种管理体系标准/或规范性文件所需的审核能力;

可考虑到下列因素(不仅限于)来增加人日数:

a.与单一管理体系审核比较，结合管理体系审核的复杂程度。

（4）告知客户，基于组织提供管理体系的一体化程度信息所策划的结合审核人日数会依据现场一阶段审核与后续的审核过程中确认的整合程度对审核人日数进行调整。

（5）结合体系审核可增加审核人天数，也可减少，但无论如何，认证机构不应使结合审核人日数少于起始点(T) 的80%。

（6）一阶段审核期间，审核组应就 IMS 的一体化程度进行确认。必要时，可根据获取的组织管理体系一体化程度的信息和组织人员对与每个管理体系相关的问题的回答能力重新核定第二阶段审核人日数。认证机构如根据第一阶段确认的信息调整第二阶段审核时间，应与受审核组织充分沟通并保留第二阶段审核时间调整合理性的记录。

（7）在 IMS 中，如果暂停、缩小或撤销其中一个或多个管理体系标准/规范认证时，应调查由此产生的对于其他管理体系标准/规范认证的影响。

（8）应确认 IMS 的一体化程度在整个认证周期里（监督、再认证）是否保持不变，以确保所确立的审核时间依然适用。

图A

纵坐标为组织管理体系整合水平。其包括对受审核方对多方面问题回复能力的考虑。一体化管理体系指的是组织采用一个管理体系来管理涉及多方面的组织绩效，其特点为（但不限于）：

1. 适宜并有效地制定和管理了整合的管理体系文件（也包括作业指导文件）

2. 管理评审关注了整体组织业务战略和计划

3. 内部审核采用了一体化审核的方法

4. 制定了一体化的管理体系方针和目标

5. 确定了一体化的管理体系过程

6. 建立了一体化的持续改进机制（包括纠正/预防措施、测量和持续改进）

7. 具有统一的管理支持和管理责任

认证机构需依据上述组织管理体系整合程度确定整合百分比和横坐标为审核组承担结合审核能力水平分率：

[（X₁-1）+（X₂-1）+（X₃-1）+...(Xn-1) ]*100%

                           Z × (Y-1)       

式中：

X1、X2、X3…Xn 为与 IMS 审核范围相关的、审核员具有的标准审核能力的数量。 

Y 为IMS 审核所涵盖的管理体系标准数量。

Z为审核员的数量。

示例：

一个涵盖了三个不同管理体系标准的 IMS 审核项目，其 IMS 审核组由三名审核员组成，其中一名审核员具备了所有三个标准的审核能力，另一名审核员具备了其中 两个标准的审核能力，第三名审核员则具备一个标准的审核能力。

按图 A.1，其横坐标为：

[（3-1）+（2-1）+（1-1）]*100%=50%

3×（3-1）

鉴于组内每个审核员具有至少一个以上审核准则/标准的审核能力，可将由此获得的效率计入上述公式中，以计算可能减少的审核时间。这些包括了：

1. 由于首次、末次会议所节省的时间；

2. 编制一体化审核报告所节省的时间；

3. 优化的后勤所节省的时间；

4. 审核组会议所节省的时间；

5. 同时审核通用要素所节省的时间，如文件控制。

8.  特殊审核（扩大、缩小、变更审核）的审核时间

对单独或结合监督审核、结合再认证进行扩大、缩小或变更确认审核，审核时间的确定应以变更涉及的体系有效内人数和环境因素复杂程度、危险源风险级别为基准计算所需审核时间。单体系需增加或补充的审核时间不应少于0.5人日，多体系需增加或补充的审核时间不应少于１人日。

附件 1           

质量管理体系认证审核时间要求

根据认可准则及相关要求的规定， ISO9001的审核时间执行下列标准：

注：

● 无论是初审、监审、或再认证审，第二阶段现场审核时间不得少于1 个审核人日。

● 考虑到所有因素，审核人日数减少量最多不得超过审核标准人日数的30%。

● 被确定为低风险认证业务类别的，认证审核活动可根据需要在按照附件1计算所得审核时间的基础上，最多减少10%；被确定为中风险认证业务类别的，认证审核活动应按照附件1计算审核时间；被确定为高风险认证业务类别的，认证审核活动应在按照附件1计算所得审核时间的基础上，至少增加10%。

可增加审核人日的因素（但不限于这些因素）：

● 组织的工作在多于一处的建筑物或地点实施，审核时需要复杂的后勤安排，例如必须对一个单独的设计中心实施审核；

● 员工使用多于一种的语言（需要翻译或妨碍单个审核员独立工作）；

● 与人员数量相比，现场很大（例如森林）；

● 受法规管制的程度较高（例如食品、药品、航天、核能等领域）；

● 体系覆盖着高度复杂的过程或数量较多的互不相同的活动；

● 需要访问临时场所，以确认拟认证管理体系中的常设场所的活动；

● 高风险认证业务类别。

● 外包职能或过程。

可减少审核人日的因素（但不限于这些因素）：

● 客户不负责设计工作，或体系的范围不适用标准的其他要素；

● 与人员数量相比，现场很小（例如仅有综合办公区）；

● 体系成熟；

● 对客户管理体系已有的了解例如同一认证机构已依据另一标准认证了该客户；

● 自动化程度高；

● 有一部分员工在组织的场所外工作，例如销售人员、司机、服务人员等，并且有可能通过记录审查来对其活动是否符合体系要求进行充分的审核；

● 客户为认证所作的准备例如已经获得另一个第三方合格评定制度的认证或承认；

● 低风险认证业务类别。

附件2              

环境管理体系认证审核时间要求

根据认可准则及相关要求的规定， ISO14001的审核时间执行下列标准：

注：考虑到所有因素，现场审核人日数减少量最多不超过现场审核标准人日数的30%。

可增加审核人日的因素（但不限于这些因素）：

● 组织的工作在多于一处的建筑物或地点实施，审核时需要复杂的后勤安排，例如必须对一个单独的设计中心实施审核；

● 员工使用多于一种的语言（需要翻译或妨碍单个审核员独立工作）；

● 与人员数量相比，现场很大（例如森林）；

● 受法规管制的程度较高（例如食品、药品、航天、核能等领域）；

● 体系覆盖着高度复杂的过程或数量较多的互不相同的活动；

● 需要访问临时场所，以确认拟认证管理体系中的常设场所的活动。

● 与同行业典型情况相比，受纳环境的敏感度较高；

● 利益相关方的意见；

● 有必要增加审核时间的间接因素；

● 组织所属行业有附加的或特殊的环境因素或法规要求。

● 环境事故的风险，以及作为事件后果产生的或可能发生的影响，事故和潜在的紧急情况，之前由于组织原因发生过的环境问题。

●  外包职能或过程。

可减少审核人日的因素（但不限于这些因素）：

● 与人员数量相比，现场很小（例如仅有综合办公区）；5-15%

● 体系成熟；

● 对客户管理体系已有的了解(例如同一认证机构已依据另一标准认证了该客户)；

● 自动化程度高；

● 有一部分员工在组织的场所外工作，例如销售人员、司机、服务人员等，并且有可能通过记录审查来对其活动是否符合体系要求进行充分的审核；

● 客户为认证所作的准备例如已经获得另一个第三方合格评定制度的认证或承认；

● 认为活动的复杂程度低；

附件 3           

职业健康安全管理体系认证审核时间要求

根据认可准则及相关要求的规定，ISO45001的审核时间执行下列标准：

注：考虑到所有因素，现场审核人日数减少量最多不得超过现场审核标准人日数的30%。

可增加审核人日的因素（但不限于这些因素）：

● 组织的工作在多于一处的建筑物或地点实施，审核时需要复杂的后勤安排；

● 员工使用多于一种的语言（需要翻译或妨碍单个审核员独立工作）；

● 与人员数量相比，现场很大（例如森林）；

● 受法规管制的程度较高（例如矿山、石油开采、石油化工、交通运输、核能等领域）；

● 体系覆盖着高度复杂的过程或数量较多的互不相同的活动，且风险高；

● 需要访问临时场所，以确认拟认证管理体系中的常设场所的活动。

● 需要审核的活动包括常规的夜班，因此应对审核方案进行调整；

● 利益相关方的意见；

● 有必要增加审核时间的间接因素；

● 组织所属行业的有附加的或特殊的危险源及风险（如根据适用的国家法规和/或风险评估文件，危险物质存在的数量使工厂面临重大工业事故的风险；）；

● 组织所属行业的有附加的或特殊的安全许可或法规要求；

● 管理体系不成熟；

● 发生过职业安全事故或事故和职业病发生率高于行业平均水平；

● 组织的场所存在公众人员（如：医院、学校、机场、火车站、港口、公共交通运输）；

●组织正面临与 OHS 相关的法律诉讼（取决于所涉及风险的严重程度和影响）；

● 承包商公司（次级承包商公司）及其雇员临时性地大量出现，导致复杂程度 或 OHS 风险增加（如：定期启停的炼油厂、化工厂、钢铁厂和其他大型工 业联合体）；

● 认证范围内包含境外场所的组织（如果不熟悉法律法规和语言）。

可减少审核人日的因素（但不限于这些因素）：

● 与人员数量相比，现场很小（例如仅有综合办公区）；

● 体系成熟；

● 对客户管理体系已有的了解例如同一认证机构已依据另一标准认证了该客户，对 OHSMS 这意味着在其他自愿性 OHSMS 方案中已经认证；

● 客户为认证所作的准备例如已经获得另一个第三方合格评定制度的认证或承认，对OHSMS这意味着已经接受国家主管部门定期对其进行强制性政府OHSMS方案的审核确定。